Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt die Bearbeitung von Personendaten auf der Webseite, im CMS und in der App von InCatch. Sie umfasst auch Offline-Funktionen, Grundrisse, Abnahmeprotokolle und den optionalen InCatch-Assistenten. Die Angaben sind vor einer Produktionsfreigabe mit der tatsächlichen Konfiguration abzugleichen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Für die Webseite, die Kundenverwaltung, Abrechnung und eigene Supportbearbeitung verantwortlich: InCatch – Martin Carracedo, Schmiedackerweg 3b, 5612 Villmergen, Schweiz. Datenschutzanfragen: hello@incatch.ch. Es ist kein besonderer Datenschutzbeauftragter bestellt.

Bei Projektinhalten entscheidet grundsätzlich das jeweilige Kundenunternehmen über Zweck und Inhalt der Bearbeitung. InCatch bearbeitet diese Inhalte als Auftragsbearbeiter nach dessen Weisungen. Für eigene Verwaltungs- und Betriebszwecke ist InCatch selbst verantwortlich. Eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung muss die Bearbeitung von Projektinhalten ergänzend regeln.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Konto und Organisation: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Firmenzugehörigkeit, Sprache, Rolle, Projektzuordnungen, Einladungs- und Aktivierungsstatus sowie Anmelde- und Sicherheitsdaten. Passwörter werden über den Authentifizierungsdienst verwaltet; sie sollen uns nie per E-Mail mitgeteilt werden.

Projektinhalte: Projekt- und Firmenstammdaten, Adressen und Standorte, Kontakte, Arbeitsgattungen, Mängel, Schäden, Regieaufträge, Fälligkeiten, Beschreibungen, Status, Stundenaufwand, Materialkosten, Baujournale mit Wetter-, Personal- und Arbeitsangaben, Grundrisse und Positionsmarkierungen, Abnahmeprotokolle mit Beteiligten, Vertragsangaben, Feststellungen, Fristen und gezeichneten Unterschriften, Fotos, Kommentare und Änderungsverläufe mit Benutzerbezug und Zeitpunkt. Hinzu kommen persönliche Profilbilder, Firmenlogos und Darstellungseinstellungen. Erfasste Inhalte können Personendaten Dritter enthalten.

Vertrag und Zahlung: Rechnungs- und Kontaktdaten, Projektabos, Beträge, Zahlungsstatus, Transaktions- und Stripe-Kennungen. Zahlungsinstrumente werden im Stripe-Checkout erfasst; InCatch benötigt keine vollständigen Kartendaten.

Technischer Betrieb und Support: IP-Adresse, Zugriffszeit, angefragte Ressourcen, Browser-/Geräteinformationen, Fehlermeldungen, Sicherheitsprotokolle und gegebenenfalls Gerätekennungen für Push-Mitteilungen. Bei Anfragen bearbeiten wir die Absenderangaben und den Inhalt der Korrespondenz.

3. Herkunft und Zwecke

Die Daten stammen von Ihnen, Ihrer Organisation, berechtigten Projektbeteiligten sowie aus der Nutzung der Dienste. Firmenangaben können auf eine aktive Suchanfrage aus öffentlichen Verzeichnissen wie Zefix ergänzt werden.

Wir verwenden Daten zur Bereitstellung der Funktionen, Anmeldung und Rechteverwaltung, Synchronisierung, Erstellung von Berichten, Abrechnung, Beantwortung von Anfragen, Fehlerbehebung, Missbrauchsabwehr sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Rechtsansprüche. Wir verkaufen keine Projektinhalte und verwenden sie nicht für fremde Werbung.

Pflichtangaben sind für die jeweilige Funktion erforderlich. Werden sie nicht angegeben, können beispielsweise Registrierung, Abrechnung oder Bearbeitung einer Anfrage unmöglich sein. Optionale Angaben und Funktionen können Sie grundsätzlich weglassen.

4. Webseite und Supportformular

Beim Abruf der Webseite bearbeitet der Hostingdienst technische Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse und angefragte Ressourcen, zur Auslieferung und Absicherung der Seite. Die hier vorbereitete Webseite bindet Schriftarten und Gestaltung lokal ein und enthält kein Werbetracking oder Analysewerkzeug.

Das Supportformular bereitet ausschliesslich eine E-Mail an hello@incatch.ch vor. Die eingegebenen Inhalte werden dabei nicht an einen Formularserver übermittelt. Erst wenn Sie die Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm absenden, erhalten wir sie über unseren E-Mail-Dienst. Dabei gelten zusätzlich die Bedingungen Ihres eigenen Mailanbieters. Bitte keine Passwörter oder unnötigen vertraulichen Projektinhalte mitsenden.

5. Lokale Speicherung, Fotos und Berechtigungen

CMS und App benötigen lokale Speicherung für Anmeldung, Einstellungen und gegebenenfalls zwischengespeicherte Projektinhalte. Die mobile App legt unterstützte Einträge, Entwürfe und Fotos lokal ab und überträgt ausstehende Änderungen bei verfügbarer Verbindung. Bereits geladene Grundrisse und andere Dateien können zwischengespeichert werden; eine vollständige lokale Kopie aller Projektdateien wird nicht zugesichert. Umfang und Verfügbarkeit hängen von der App-Version, dem Gerätespeicher und bereits geladenen Daten ab. Vorgangskennungen und Versionsangaben unterstützen die Zuordnung von Synchronisierung und Konflikten. Durch Abmeldung oder Löschung der serverseitigen Daten werden bereits exportierte Dateien und lokale Kopien nicht automatisch überall entfernt.

Kamera, Fotobibliothek und Push-Mitteilungen werden nur für die entsprechenden Funktionen und nach den Berechtigungsvorgaben des Geräts verwendet. Berechtigungen können in den Geräteeinstellungen geändert werden. Hochgeladene Fotos können Personen und Metadaten enthalten; laden Sie nur erforderliche und zulässige Inhalte hoch.

Projektstandorte sind vom Kunden erfasste Angaben. Für eine Wetterabfrage können Projektkoordinaten oder der Projektort mit Datum an Open-Meteo übermittelt werden. Das ist keine fortlaufende Ortung der Benutzer. Für eine Firmensuche können eingegebene Firmen- und Ortsangaben an den verwendeten Verzeichnisdienst übermittelt werden.

Bei biometrischem Entsperren übernimmt das Betriebssystem die Prüfung mit Face ID oder Fingerabdruck. InCatch erhält das Prüfergebnis, keine Gesichts- oder Fingerabdruckvorlagen. Passwort merken nutzt die Passwortverwaltung des Geräts; die App legt dadurch kein Klartextpasswort in Projektinhalten ab. Angemeldet bleiben im Portal verwendet lokale Anmeldeinformationen des Authentifizierungsdienstes. Diese Einstellungen können im Profil beziehungsweise am Gerät geändert werden.

6. Empfänger und Dienstleister

Projektinhalte werden den innerhalb der jeweiligen Organisation und des Projekts berechtigten Benutzern zugänglich gemacht. Unternehmer erhalten Zugriff nach ihren Berechtigungen. Beim Export oder Versand bestimmen die Benutzer die Empfänger; diese können eigene Kopien aufbewahren.

Google/Firebase und Google Cloud: Infrastruktur für Hosting, Datenbank, Dateispeicherung, Anmeldung, Serverfunktionen und Push-Mitteilungen. Dabei werden je nach Dienst Projekt-, Konto-, Geräte- und technische Betriebsdaten bearbeitet.

Stripe: Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung, einschliesslich Rechnungs-, Transaktions- und technischer Zahlungsdaten. Stripe bearbeitet bestimmte Daten für eigene gesetzliche und Sicherheitszwecke auch als selbst Verantwortlicher.

Infomaniak Network SA, Schweiz: E-Mail-Dienst für hello@incatch.ch und damit verbundene Korrespondenz. Ein automatischer Versand von Aktivierungs- oder Passwortnachrichten über dieses Postfach ist durch die blosse Erstellung des Postfachs noch nicht eingerichtet; solche Nachrichten können über den verwendeten Authentifizierungsdienst versendet werden.

Open-Meteo und öffentliche Firmenverzeichnisse wie Zefix werden nur bei Nutzung der betreffenden Funktion einbezogen. Weitere Empfänger können gesetzlich berechtigte Behörden sowie erforderlichenfalls zur Vertraulichkeit verpflichtete Beratungs- oder Unterstützungsstellen sein. Die Offenlegung beschränkt sich auf das Erforderliche.

OpenAI: Bereitstellung von KI-Antworten für den InCatch-Assistenten; Einzelheiten zu übermittelten Daten, Steuerung und Aufbewahrung stehen in Ziffer 13. Push-Mitteilungen können über Firebase Cloud Messaging und bei Apple-Geräten über den Apple Push Notification Service zugestellt werden.

7. Datenstandorte und Ausland

Für Firestore und die Speicherung von Projektdateien ist eine verfügbare Region in der Schweiz vorgesehen. Diese Einstellung muss für Datenbank und Dateispeicher separat überprüft werden. Sie bedeutet keine Garantie, dass sämtliche Daten ausschliesslich in der Schweiz bearbeitet werden.

Firebase Authentication bearbeitet die Anmeldedaten laut Google in den USA. Google-/Firebase-Betriebs-, Support- und Hostingdienste können weitere internationale Bearbeitungen erfordern. Beim InCatch-Assistenten ist eine Bearbeitung durch OpenAI in den USA und über weitere eingesetzte Verarbeitungsstandorte möglich; eine ausschliessliche Bearbeitung in der Schweiz oder der EU ist für diese Konfiguration nicht zugesichert. Bei Stripe kommen insbesondere Irland und die USA sowie die an der jeweiligen Zahlung beteiligten Länder in Betracht. Für die vorgesehene Wetterabfrage kommt insbesondere Deutschland, für Zefix und den Infomaniak-E-Mail-Dienst die Schweiz in Betracht. Die genaue Liste der zusätzlich beteiligten Länder hängt von den tatsächlich aktivierten Diensten und Unterauftragnehmern ab und muss vor Freigabe der produktiven Lösung dokumentiert und in dieser Erklärung konkretisiert werden.

Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur unter den anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen: bei angemessenem Datenschutz im Empfängerstaat oder mit erforderlichen zusätzlichen Garantien, insbesondere geeigneten Standarddatenschutzklauseln und ergänzenden Massnahmen. Eine Zertifizierung nach dem Swiss–U.S. Data Privacy Framework kann nur zugrunde gelegt werden, soweit der konkrete Empfänger und die betreffende Bearbeitung davon erfasst sind. Ein allgemeiner Hinweis auf Google oder Ihre Nutzung von InCatch ersetzt diese Prüfung nicht.

8. Speicherdauer und Löschung

Projektinhalte werden während der Nutzung des Projekts gespeichert. Bei «Projekt schliessen» wird der Zugriff gemäss den AGB am Folgetag um 00:00 Uhr (Europe/Zurich) gesperrt. Die Projektinhalte sind 30 Tage nach dem Schliessen zur endgültigen Löschung vorgesehen. Benötigte Exporte müssen vor der Zugriffssperre erstellt werden.

Einzelne Datensätze im Papierkorb können während 30 Tagen durch berechtigte Administratoren wiederhergestellt werden. Diese Frist verlängert weder die Projektaufbewahrung noch den Zugriff auf ein geschlossenes Projekt. Endgültig entfernte Daten sind über die normalen Produktfunktionen nicht wiederherstellbar.

Die Löschung wird technisch über Löschläufe ausgeführt. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden getrennt weiter aufbewahrt; insbesondere gelten für erforderliche Geschäftsbücher und Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre. Daten, die zur Abwehr oder Durchsetzung konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind, können für deren Dauer eingeschränkt weiter aufbewahrt werden.

Kontodaten werden so lange gehalten, wie sie für bestehende Zuordnungen und den Betrieb erforderlich sind. Anfragen zur Kontolöschung können Sie an hello@incatch.ch richten. Supportkorrespondenz und technische Protokolle werden nicht unbegrenzt allein vorsorglich aufbewahrt, sondern entsprechend ihrem Zweck und gesetzlichen Erfordernissen gelöscht. Die tatsächlichen Löschintervalle der produktiven Systeme sind vor deren Freigabe festzulegen.

Soweit Sicherungen oder zeitversetzte Löschmechanismen des Dienstleisters bestehen, können Restkopien bis zum jeweiligen Löschzyklus vorhanden sein. Sie dürfen nicht für den normalen Betrieb weiterverwendet werden. Die konkreten Sicherungs- und Löschzyklen müssen anhand der aktivierten Dienste festgelegt werden. Eigene Exporte und Kopien bei Empfängern liegen ausserhalb unserer direkten Löschkontrolle.

9. Sicherheit

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollen- und projektbezogene Zugriffsregeln und eine Trennung der Kundendaten. Administrative Zugriffe sind auf erforderliche Zwecke zu beschränken. Eine vollständige Sicherheit kann nicht zugesichert werden. Die Beauftragung von Cloud-Diensten hebt unsere eigenen Pflichten nicht auf.

Bei einer Verletzung der Datensicherheit treffen wir die erforderlichen Massnahmen und informieren betroffene Kunden und zuständige Stellen, soweit gesetzlich vorgeschrieben. Bei Projektinhalten unterstützen wir das verantwortliche Kundenunternehmen bei der Erfüllung seiner Pflichten.

10. Ihre Rechte

Nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts können Sie Auskunft über Ihre Personendaten, Berichtigung unrichtiger Angaben und gegebenenfalls Löschung, Einschränkung oder Herausgabe beziehungsweise Übertragung bestimmter Daten verlangen. Soweit eine Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese für die Zukunft widerrufen. Gesetzliche Ausnahmen und Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

Wenden Sie sich an hello@incatch.ch. Wir können erforderliche, verhältnismässige Angaben zur Identitätsprüfung verlangen. Geht es um Projektinhalte, für die Ihr Arbeitgeber oder ein anderes Kundenunternehmen verantwortlich ist, richten Sie Ihr Anliegen grundsätzlich an dieses Unternehmen; wir unterstützen es bei der Bearbeitung.

Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: https://www.edoeb.admin.ch. Soweit zusätzlich ausländisches Datenschutzrecht anwendbar ist, bleiben daraus folgende Rechte und zuständige Aufsichtsstellen vorbehalten.

11. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

InCatch sieht keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Personen und kein Werbeprofiling vor. Die technische Verarbeitung von Abostatus und Zugriffsrechten dient der Durchführung der vereinbarten Funktionen.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Bearbeitung oder die gesetzlichen Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden angemessen bekannt gegeben. Diese Erklärung informiert über die Datenbearbeitung und ersetzt keine erforderliche Einwilligung oder Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.

12. Weitere Informationen der Dienstleister

Google/Firebase: https://firebase.google.com/support/privacy und https://firebase.google.com/terms/data-processing-terms/

Stripe: https://stripe.com/ch/privacy

Infomaniak: https://www.infomaniak.com/de/agb/datenschutzrichtlinien

OpenAI: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data und https://openai.com/policies/data-processing-addendum/

13. InCatch-Assistent

Der Assistent unterstützt beim Bedienen und Navigieren, beim Nachschlagen berechtigter Projektdaten sowie beim Vorbereiten von Einträgen und vorhandenen Exportaktionen. Er steht nur Inhabern und Bauleitern zur Verfügung, sobald mindestens ein zugängliches Projekt aktiv ist. Im Portal ist seine Anzeige standardmässig eingeschaltet und im Profil ausschaltbar; in der mobilen App ist sie standardmässig ausgeschaltet und kann im Profil eingeschaltet werden. Die Anzeigeeinstellung wird für das jeweilige Konto lokal im Browser beziehungsweise auf dem Gerät gespeichert. Sie ersetzt keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage. Ohne abgeschickte Chatfrage werden keine Chatinhalte an OpenAI übermittelt. Das Ausschalten stoppt künftige Nutzung über diese Oberfläche, macht bereits erfolgte Bearbeitungen aber nicht rückgängig.

Bei einer Chatfrage können Ihre Nachricht, ein begrenzter Teil des laufenden Gesprächs, die allgemeine InCatch-Bedienungshilfe und zur Frage passende Daten des ausgewählten, für Sie zugänglichen Projekts an die OpenAI-API übermittelt werden. Dazu können Projektname, Einstellungen, Nummern, Beschreibungen, Status, Standorte, Unternehmungs- und Kontaktdaten, ausgewählte Kommentare sowie Angaben aus Baujournalen und Abnahmeprotokollen gehören. Die Übermittlung wird auf die benötigten Ausschnitte begrenzt. Die aktuelle textbasierte Anbindung übermittelt keine Foto- oder Grundrissdateien, Unterschriftsbilder, Passwörter oder vollständigen Benutzerprofile zur KI-Auswertung. Geben Sie keine besonders schützenswerten oder für die Frage unnötigen Personendaten in den Chat ein.

OpenAI bearbeitet diese Inhalte für die Antworterstellung. API-Inhalte werden nach den veröffentlichten OpenAI-API-Bedingungen standardmässig nicht zum Modelltraining verwendet, sofern nicht ausdrücklich eine abweichende Datenfreigabe vereinbart oder aktiviert wird. InCatch verwendet die API ohne dauerhafte Speicherung des Antwortzustands beim Anbieter. Dies ist keine Zusicherung einer vollständig speicherfreien Verarbeitung: OpenAI kann Inhalte und technische Daten insbesondere zur Missbrauchsüberwachung standardmässig bis zu 30 Tage und in begründeten Ausnahmefällen länger aufbewahren. Eine besondere Vereinbarung zur vollständigen Vermeidung solcher Speicherung ist für die vorliegende Konfiguration nicht zugesichert.

InCatch hält den laufenden Chat in der geöffneten Oberfläche und übermittelt begrenzten Gesprächskontext bei Folgefragen erneut; eine dauerhafte Chatarchiv-Funktion wird derzeit nicht angeboten. Für Kostenbegrenzung, Berechtigungsprüfung, Fehleranalyse und Vermeidung doppelter Aufrufe werden technische Nutzungsdaten wie Benutzerbezug, Anfragekennung, Zeitpunkt, Bearbeitungsstatus und Verbrauchszähler bearbeitet. Das Schliessen des Chats löscht keine bereits beim Dienstleister vorhandenen Protokolle. Für Lösch- und Auskunftsanfragen gilt Ziffer 10.

Der Assistent trifft keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Antworten können unvollständig oder falsch sein. Vorbereitete Einträge bleiben Entwürfe, bis Sie sie im regulären Formular prüfen und speichern. Unterschriften, Versand, Zahlungen, Benutzerrechte und Löschungen werden durch die aktuelle Assistentenanbindung nicht selbständig ausgeführt. Die verantwortliche Kundenorganisation muss die Nutzung mit ihren Pflichten für Projektinhalte und einer allfälligen Auftragsbearbeitungsvereinbarung vereinbaren; für Auslandbekanntgaben gilt Ziffer 7.

Stand: 29.10.2026